Os eventos corporativos são uma excelente forma de comunicação. É a partir deles que pode demonstrar todos os seus produtos e o funcionamento da sua empresa. Os seus colaboradores, clientes e fornecedores irão sentir-se bem acolhidos por lhes proporcionar um momento de convívio e partilha.
Saiba quais as etapas que deve seguir para que o seu evento seja inesquecível.
1. Defina uma meta
Quer atrair os media locais, criar uma lista de clientes, vender os seus produtos e que a sua empresa seja reconhecida? Defina os seus objectivos e escolha o melhor tipo de evento para os alcançar.
2. Perceba o objectivo e o contexto do evento
O importante é perceber aquilo que deseja alcançar no seu evento e o contexto em que este se insere, depois disso é só fazer as escolhas mais adequadas e que tragam benefícios para todas as partes envolvidas.
3. Gira eficazmente o tempo
Tenha em consideração datas importantes, como feriados, que possam competir com o seu. É importante fazer uma boa gestão de tempo.
4. Escolha a sua equipa
Precisa de uma equipa de profissionais qualificados para organizar o seu evento. É importante garantir que as responsabilidades sejam claras.
5. Pense no evento
Faça uma reunião com a equipa que vai organizar o evento. Essa equipa irá assumir a gestão, planificação e resolução de eventuais problemas para que desfrute em pleno da ocasião.
6. Defina o orçamento
É importante definir o valor que está disposto a investir. Para isso, é só consultar a sua equipa de organização de eventos, e informá-los do valor máximo que pretende gastar, assim eles vão conseguir contratar os serviços necessários dentro do seu orçamento.
7. Crie um plano de marketing
Dependendo do tipo de evento que está a planear, o seu plano de marketing pode incluir divulgação por e-mail, carta, publicidade na empresa e nos media (rádio, tv, redes sociais). Dê bastante tempo para se poder espalhar a palavra.
8. Avise os media
Os media locais são fundamentais para divulgarem o seu evento. facilite o trabalho dos media, prepare press releases e faculte o máximo de informação, seja claro e não divague.
9. Construa um “burburinho” do evento
Durante o seu evento é importante que alguém esteja a publicar fotografias e a fazer vídeos em directo para demonstrar o quão fantástico está a ser.
10. Faça promoções
Descubra como pode vender os seus produtos ou serviços aos seus clientes, para isso, pode oferecer cupões de desconto, cartões-presente ou brindes. Certifique-se de guardar os contactos dos participantes. Se possível envie um agradecimento em jeito de follow-up.
11. Pense positivo!
No dia do evento é importante saber que imprevistos podem surgir, no entanto a equipa que o organizou tem mais do que um plano para que todos os participantes não dêm conta de que algo se está a passar. Mantenha-se positivo e faça com que os participantes se sintam bem-vindos e felizes por terem ido ao seu evento.
12. Acompanhe o evento até ao fim
O trabalho não está concluído quando o evento acaba! Acompanhe os participantes para lhes agradecer e ofereça algo especial que os vá recordar daquele dia. Peça-lhes para avaliar o seu evento e dar sugestões, assim, terá material para conseguir melhorar.
Se quer organizar um evento memorável fale connosco!
Filipa Almeida
Co-fundadora e Consultora de Marketing Digital da Dreamweb.
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